Jak już wiesz, newsletter to świetne narzędzie do budowania relacji z twoimi odbiorcami. Dobrze wykorzystany może przynieść pozytywne efekty twojej sprzedaży, czy w szerzeniu dobrego wizerunku marki.  Warto więc zastanowić się, jak powinien być zbudowany, by spełniał założone cele.

Jeśli już mowa o celu, to pamiętaj by na samym początku zastanowić się nad strategią newslettera. Musisz sam sobie uzmysłowić, co tak naprawdę chcesz zyskać i ułożyć pęd myśli w konkretny plan działań na kilka miesięcy w przód. Na nim bowiem zbudujesz całą kampanię, gdyż inaczej przygotujesz treści , mając za cel zwiększenie sprzedaży produktów, pozyskanie nowych klientów, pobieranie poradników czy aplikacji ze strony, edukację rynku czy wreszcie zwiększenie ruchu na swojej witrynie. Wiedząc co chcesz osiągnąć, na pewno łatwiej będzie ci stworzyć treść newslettera.

W dobie RODO istotnym punktem stają się obowiązki prawne, jakie musisz spełnić, będąc administratorem danych osób, które zapisują się na twój newsletter. Potrzebujesz mieć spisaną w dokument politykę prywatności firmy, dokonać zgłoszenia swojego zbioru danych do GIODO, podpisać umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych i w końcu wdrożyć politykę bezpieczeństwa w swojej firmie, na wypadek tzw. „wypłynięcia” i kradzieży dostępu do zbieranych przez ciebie danych. Działania te mogą wydawać ci się skomplikowane i nie do przejścia – w rzeczywistości jednak tak nie jest.

Wybór systemu do e-mail marketingu to kolejny krok na drodze do dotarcia z listem do odbiorców.  Firm dostarczających tę usługę na rynku jest masa, zaczynając od tych najbardziej znanych, a na niszowych kończąc. Z reguły różnią się one pomiędzy sobą ilością pakietu bezpłatnych subskrybentów oraz zróżnicowaniem dostępnych usług. Zwróć uwagę na to, czy jesteś w stanie sam zakodować newsletter w taki sposób, by przeszedł filtry antyspamowe i czy potrafisz samodzielnie edytować grafikę. Cześć z dostępnych na rynku systemów posiada opcję, dzięki której łatwo sam wprowadzisz takie zmiany lub wybierzesz gotowy szablon i gotowe grafiki, do których dodasz tylko własne treści.

Kolejnym etapem w budowaniu newslettera jest przygotowanie formularza zapisu na stronie. Tu również masz szeroki zakres możliwości. Od ciebie zależy jakie dane subskrybent zostawi (adres e-mail, adres zamieszkania, płeć, wiek, zainteresowania, itd., itp.). Ważne jest jednak to, byś zabezpieczył formularz zapisu. Model double opt-in to jeden z podstawowych i najczęściej wykorzystywanych sposobów. Polega on na tym, że zanim dany adres zostanie dodany do bazy, wysyłany jest do niego mail potwierdzający subskrypcję. Dopiero po kliknięciu w link osoba zapisuje się w bazie.  Captcha umieszczona w formularz zapisu to kolejna metoda, która uchroni cię przed botami czy innymi spamerskimi adresami. Pozwala ona na weryfikację, czy wypełniający formularz jest prawdziwą osobą.

Każdemu miło jest, gdy otrzymuje podziękowania za włożony trud. W kontekście newslettera wysiłkiem jest przekazanie obcej osobie swoich danych. Warto zatem zdecydować się na tak miły gest. Do tego posłuży ci strona z podziękowaniami za dołączenie do osób subskrybujących twój elektroniczny list. Przy okazji możesz już tutaj zapowiedzieć o nadchodzących wydarzeniach dotyczących twojej marki, wpisie na blogu czy czymkolwiek istotnym dla twojej firmy, a także i twojego nowego odbiorcy.

Gdy wszelkie formalności masz już za sobą, dobrze byś pomyślał, jak i czym obdarować swojego subskrybenta. Niestety, w zamian za oddanie swoich danych osobowych, użytkownik liczy na coś w zamian. Coś, co będzie dla niego wartościowe, co skłoni go do zaufania tobie. To może być np. e-book, poradnik, tutorial, szablon, podcast, jak i wiele innych bonusów, które jesteś w stanie mu zaoferować.

Do tego działania na pewno przyda się stworzenie tzw. landing page, czyli strony lądowania z newslettera. To może być miejsce, które wykorzystywane jest, by podnieść sprzedaż, ale także by zebrać leady. Jego zadaniem jest na pewno uświadomienie odbiorcy potrzeby posiadania i pożądania tego, co zapisane jest na landingu. Pamiętaj jednak, by strona ta zawsze spełniała tylko jeden założony przez ciebie cel. Większa ich ilość może jedynie doprowadzić do zamieszania i spowodować spadek konwersji.

Zanim jednak odbiorca dotrze do landing page, musi najpierw otworzyć twoją wiadomość. Ale jak go do tego skłonić, kiedy jego skrzynka pęka w szwach od nadmiaru innych maili? Pomoże ci w tym preheader, czyli pierwsze zdanie jakie program pocztowy odnajduje w treści maila i wyświetla zaraz po temacie wiadomości. Musisz zadbać, by już na tym etapie zainteresować treścią odbiorcę. W innym przypadku otrzyma on nic nieznaczącą informację: „Jeśli wiadomość nie wyświetla się poprawnie, zobacz ją w przeglądarce…”

Istotnym punktem przed wysyłką newsletterów w świat są testy. Wysyłając próbną wiadomość na swoją skrzynkę, masz pewność, że wszelkie klikalne elementy listu są aktywne, grafiki prawidłowo ładują się, a w tekście brak literówek. Wbrew pozorom, to ważne działania, które mają wpływa na pozytywny odbiór wiadomości.

Pomimo, że celem newslettera jest zbierania coraz to większej ilości danych, musisz być też przygotowany na odejścia swoich odbiorców, jeśli taka jest ich wola. Dodanie linku wypisu do każdego newslettera to twój obowiązek. Po pierwsze dajesz szansę na wypisanie się z subskrypcji w dowolnym momencie, po drugie chronisz tym samym swoją reputację. Brak linku wypisu często oznacza irytację u subskrybentów, a to prowadzi dalej do przerzucania przez nich twoich maili do spamu. To natomiast jest silnym znakiem ostrzegawczym dla filtrów antyspamowych, które weryfikują obecność linku wypisu. Jeśli go nie ma najczęściej wiadomość jest przez nie zatrzymywana zanim dotrze do skrzynki odbiorcy.

Wydaje się, że kroków do stworzenia dobrego newslettera jest niemało,  wręcz dużo. Pamiętaj jednak, że jeśli zadbasz o nie już na samym początku twojej regularnej komunikacji z odbiorcą, to zyskasz wiernego przyjaciela po drugiej stronie skrzynki, który pomoże ci w szerzeniu pozytywnego wizerunku twojej marki.